50 cách tiết kiệm tiền trong kinh doanh

Với ngân sách eo hẹp, rất đáng giá khi phải chi tiêu tằn tiện và tiết kiệm. Phòng khi bạn quên mất giá trị của từng xu khó nhọc kiếm được, chúng tôi đưa ra một số gợi ý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh từ việc cắt giảm chi phí cho đến những biện pháp thu hút khách hàng ít tốn kém. Tùy từng lời khuyên sẽ giúp bạn tiết kiệm được ít hoặc nhiều, nhưng kết quả cuối cùng của việc áp dụng này sẽ có thể mang lại hiệu quả rất lớn.
Hãy tiết kiệm hàng ngàn đô la cho công ty của bạn bằng những mẹo nhỏ dưới đây:
Khuyến mại hiệu quả
1. Kết hợp quảng cáo. Hãy gửi tài liệu quảng cáo kèm theo các thư từ khác như là hóa đơn, để tiết kiệm tiền tem và các chi phí khác. Tương tự, hãy tận dụng triệt để các cơ hội bán hàng bằng cách bỏ thêm phiếu thông tin, tạp chí hoặc các thư khuyến mại khác vào túi hàng của khách hàng.

2. Hãy là người hàng xóm tốt. Chia sẻ các chi phí quảng cáo và khuyến mại với các doanh nghiệp khác. Liên kết một đợt khuyến mại bán hàng, hoặc chia sẻ danh sách địa chỉ khách hàng, kênh phân phối, nhà phân phối với các doanh nghiệp khác cung cấp các sản phẩm và dịch vụ bổ trợ.
3. Yêu cầu trợ giúp. Hỗ trợ mà bạn có thể có được từ những người quen là giới thiệu tên người đang có nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Vậy thì hãy yêu cầu giới thiệu! Người quen cũng có thể cho tên và điện thoại của bạn cho các khách hàng tiềm năng. Khi mà số lượng giới thiệu tăng lên, chắc chắn khả năng tăng doanh thu từ các giới thiệu này cũng tăng theo.
4. Khách hàng hài lòng? Bằng cách kể lại những lợi ích có được từ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn tại các buổi thuyết trình hoặc nói chuyện, các khách hàng này có thể khuyến khích thêm nhiều người khác sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
5. Làm một chương trình TV đặc biệt. Các đài truyền hình cáp địa phương thường có giá quảng cáo phải chăng vào một số thời điểm trong ngày. Có thể không có được giờ vàng, bạn vẫn tạo được một số ấn tượng với một số khách hàng tiềm năng.
6. Cho lời khuyên. Mở lớp học, thuyết trình tại một buổi họp nhóm hoặc viết bài cho báo địa phương không chỉ khiến bạn giống như một chuyên gia mà còn tạo nên sự chú ý đến việc kinh doanh của bạn.
Các ý tưởng về Internet
7. Bắt đầu tìm kiếm. Nghiên cứu thị trường và tìm ra những vị khách tiềm năng cho trang web của bạn bằng cách xem qua các nhóm thông tin trên mạng (các diễn đàn trên Internet nơi mọi người chia sẻ ý kiến) và các nhóm cùng sở thích liên quan đến thị trường tiềm năng, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Hãy click chuột và ghé thăm mục Doanh nghiệp nhỏ, nơi có các thông tin về các doanh nghiệp mà bạn có thể tải về miễn phí.
8. Cắt giảm chi phí khi bán hàng qua mạng. Bạn nghĩ là bán hàng qua mạng sẽ rất tốn kém? Bạn hầu như không tốn kém gì mà có thể rao bán các món hàng qua các trang đấu giá trực tuyến như eBay hoặc Yahoo! Auctions. Nếu bạn muốn có một cửa hàng trực tuyến thật chuyên nghiệp, đã có sẵn các giải pháp “Trang web làm sẵn” thường với mức phí hàng tháng khá thấp.
9. Bắt đầu tán chuyện. Tìm kiếm các nhóm thông tin phục vụ nhóm đối tượng của bạn và tham gia nhóm. Có một người đã nói rằng “Tôi không bắt đầu (tham gia vào nhóm thảo luận trên mạng) để kinh doanh mà là tìm kiếm thông tin theo các chủ đề khác nhau. Nhưng hóa ra đó là công cụ tiếp thị đơn giản và tốt nhất. Chi phí mà tôi phải trả chỉ là thời gian. Chỉ một danh sách nhóm đã cho tôi gần 60 khách hàng trong vòng 5 năm qua”.
Nhớ luôn đính kèm địa chỉ trang web của bạn dưới chữ ký, nhưng đừng có bất kỳ hành động kỳ nèo mua bán nào – phần lớn các nhóm sẽ cấm bạn tiếp tục tham gia ngay lập tức. Thay vào đó, hãy cung cấp các thông tin hữu ích khiến mọi người muốn nháy chuột để vào trang web của bạn.
10. Hãy lan truyền thông tin về bạn. Bạn có đang cho mọi người biết địa chỉ trang web của bạn chưa? Hãy thử đặt nó trên giấy tiêu đề, danh thiếp và chữ ký của bạn trên thư điện tử – bất cứ đâu có thể đập vào mắt các khách hàng tiềm năng. Kể cả trên đồng phục nhân viên, các vật khuyến mại, các thông cáo báo chí, trên Trang vàng và ngay trên xe của công ty bạn.
Địa điểm hợp lý
11. Thuê dịch vụ văn phòng. Bạn không cần có mặt tại văn phòng toàn thời gian. Nhiều doanh nhân làm việc tại nhà thấy rằng các kiểu dịch vụ văn phòng vẫn đáp ứng được tất cả nhu cầu, bao gồm cả một hòm thư riêng và tiếp tân trả lời hoặc chuyển điện thoại về nhà bạn.
12. Di động hơn. Trong khi chi phí bỏ ra cho một địa điểm bán lẻ cố định là quá cao – có thể đến 100,000 đô la hoặc hơn, chi phí thuê một xe bán hàng di động, quầy, không gian tạm thời trong vòng 3 đến 10 năm sẽ dễ dàng và ít rủi ro hơn. Theo ước tính chi phí tổng cộng cho một quầy hoặc xe bán hàng chỉ giao động trong khoảng từ 2,000 đến 10,000 đô la.
Các giấy phép cho quầy hoặc xe bán hàng ngắn hơn và thường được gia hạn từ mỗi tháng đến một năm tùy thuộc vị trí. Với cách này sẽ dễ dàng cho cho các doanh nhân “thâm nhập thị trường, thử khoảng 1 tháng, và nếu sản phẩm không bán chạy, có thể chuyển sang một sản phẩm khác hoặc đóng cửa hay chuyển sang địa điểm khác.
Chi phí văn phòng
13. Nạp lại mực in. Tìm tên nhà cung cấp mực in nạp lại trong vùng trên Google hoặc Trang Vàng.
14. Sử dụng mẫu giấy miễn phí. Thay vì mua các mẫu giấy tờ tại các cửa hàng văn phòng phẩm hoặc tốn thời gian thiết kế, bạn có thể tìm thấy trên mạng và tải về các mẫu miễn phí, chỉnh sữa cho phù hợp và in ra.
15. Xài phần mềm miễn phí. Ghé trang Download.com và thử dùng hàng trăm phần mềm xài thử, miễn phí hoặc bản thu gọn. Ghé trang Complete Guide to Software để tìm các giải pháp phần mềm tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ, kể cả nhiều đường dẩn cho phép tải về xài thử. Một mẹo khác: nếu bạn không tìm ra phần mềm cần dùng trên Download.com hoặc Hướng dẩn phần mềm, hãy thử vào trang web của nhà sản xuất. Phần lớn đều cho phép tải về xài thử.
16. Mua các thiết bị đã dùng. Mua các thiết bị vi tính, máy photocopy và các vật dụng văn phòng đã dùng từ các cửa hàng. Các phiên đấu giá hoặc các quảng cáo trên báo là những nơi tốt để tìm thiết bị đã dùng.
Mua bảo hiểm một cách thông minh
17. Tiết kiệm hơn với các hiệp hội. Khi mua bảo hiểm, nên kiểm tra với hiệp hội ngành nghề của bạn. Nhiều hiệp hội có các bảo hiểm nhóm với giá rất cạnh tranh.
18. Chuẩn bị sẵn sàng. Nên mua sẵn bảo hiểm thích hợp sẽ tiết kiệm tiền bạc về lâu dài. Hãy hình dung ra mọi tình huống sự cố ảnh hưởng đến việc kinh doanh của bạn và bảo hiểm đầy đủ để tự bảo vệ mình. Các chủ doanh nghiệp đừng nên tiếc tiền nhất là cho bảo hiểm khôi phục kinh doanh sau tai họa.
19. Làm quen với thời tiết xấu. Viện Thông tin Bảo hiểm cũng khuyên, bằng cách chuẩn bị sẵn một nơi kinh doanh khác thay thế khi có tai hoạ xảy ra, bạn có thể tiết kiệm được tiền bảo hiểm cho việc gián đoạn kinh doanh. Ví dụ, bạn có thể thỏa thuận với một công ty cùng ngành để có thể sử dụng phương tiện lẫn nhau khi có sự cố.
20. Kiểm tra bảo hiểm y tế. Văn phòng Hội đồng Phát triển Kinh doanh ở Arlington, Virginia khuyên rằng, trước khi chọn công ty bảo hiểm y tế, hãy tra cứu thông tin về các yêu cầu chi trả quyền lợi và tỷ lệ chênh lệch giữa quyền lợi chi trả và phí bảo hiểm trong quá khứ.
21. Nâng mức khấu trừ. Nâng mức khấu trừ sẽ làm giảm phí bảo hiểm. Ngay cả khi cuối cùng bạn vẫn phải trả phần khấu trừ, thường thì sẽ ít hơn phần bạn tiết kiệm được.
Nhân viên công ty
22. Nên thuê bên ngoài. Nhân viên được thuê sẽ khiến đội ngũ lao động của bạn được chuyển sang một tổ chức chuyên nghiệp và bạn có thể tiết kiệm đáng kể trên khoản quyền lợi nhân viên.
23. Bám sát thực tế. Thay vì phải trả lương cho nhân viên ngồi không khi việc kinh doanh bị sụt giảm, hãy cân nhắc thuê nhân viên tạm thời khi có nhu cầu đột biến.
24. Kinh nghiệm làm việc. Nhận sinh viên thực tập sẽ giúp bạn có được thêm trợ giúp với chi phí thấp hoặc miễn phí và bạn cũng cho các sinh viên địa phương có cơ hội được học hỏi.
25. Sử dụng nhà thầu độc lập. Chủ doanh nghiệp thường không phải trả thuế trên các khoản thanh toán cho các nhà thầu độc lập.
26. Hoa hồng cho đội ngũ bán hàng. Chi phí văn phòng, lương bổng, thưởng, chi phí đào tạo, phúc lợi và các chi phí khác thật sự đáng kể khi bạn có riêng đội ngũ bán hàng. Hãy thuê đội ngũ bán hàng chỉ hưởng hoa hồng từ bên thứ ba sẽ giúp tiết giảm chi phí mà lại có cùng hiệu quả.
Tiết kiệm phí vận chuyển
27. Chỉnh sửa danh sách gửi thư. Tại Mỹ dịch vụ bưu điện sẽ chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn miễn phí, sửa lại cho đầy đủ và đúng các địa chỉ và thêm số bưu cục để xài mã vạch nhờ đó bạn có thể được hưởng giảm giá.
28. Cắt giảm hơn nữa. Hiệp hội Tiếp thị Trực tiếp cũng cho bạn một vài ý tưởng nhằm cắt giảm chi phí. Hãy loại các địa chỉ không trả lời, in dòng chữ “Vui lòng thông báo thay đổi địa chỉ” trên thư; dồn thư và kết hợp gửi nhiều thư để hưởng giảm giá trên số lượng nhiều.
29. Gửi thư sớm. Hãy gửi thư vào đầu giờ trong ngày, và bạn có thể hy vọng thư sẽ đến nơi trong vòng một đến hai ngày thay vì phải gửi nhanh.
30. Tìm hiểu các nhà cung cấp dịch vụ bưu chính. Các nhà cung cấp chính thường cạnh tranh nhau qua chi phí gửi thư qua ngày; bạn có thể tiết kiệm một chút nếu bạn bằng lòng chịu chờ thêm vài giờ hoặc một ngày.
Thủ thuật về thuế
31. Lưy ý đến các khoản chi nhỏ. Đừng quá lơ là với các khoản chi tiêu vặt. Homes Crouch, tác giả 18 cuốn sách về thuế khuyên rằng, “Dù bạn không cần hoá đơn cho các chi phí dưới 75 đô la, bạn phải theo dõi kỹ vì chúng sẽ rất đáng kể khi được cộng dồn.”
32. Sử dụng trẻ con nhà bạn. Nếu con bạn đã 14 tuổi hoặc hơn và có quyền tự đóng thuế, chúng sẽ được hưởng tỷ lệ đóng thuế thấp hơn. David L. Scott, tác giả cuốn sách Hướng dẩn tiết kiệm nói rằng “Bạn có thể chuyển một phần thu nhập từ việc kinh doanh sang bọn trẻ [nhằm tiết kiệm hơn].”
33. Nếu bạn bắt đầu việc kinh doanh ở một bang lân cận, bạn có thể phải trả thuế cao hơn với nhựng người đã kinh doanh lâu năm. Pete Collins của PricewaterhouseCoopers LLP tại New York nói rằng “Hãy đến cục Thuế thành phố nhằm biết được tỷ lệ thuế mà người quen của bạn đang trả nhằm đàm phán một tỷ lệ thuế thấp hơn. Khi mở rông kinh doanh, thường thì bạn có thể điều đình được với các cơ quan có thẩm quyền, vì họ luôn muốn bạn ở lại thành phố hơn là mang công ăn việc làm chuyển đi nơi khác.”
34. Đặt văn phòng tại nhà? Đừng bỏ qua những khoản cắt giảm thuế đáng kể. Thêm vào việc có khả năng khấu trừ bớt một phần khoản tiền thuê nhà hoặc trả lãi vay mua nhà và tiền điện nước như là chi phí kinh doanh, bạn còn có thế được khấu trừ một phần các khoản tiền bảo dưỡng nhà và các chi phí dịch vụ khác như là làm vệ sinh và cắt cỏ.
35. Đi công tác. Nếu phần lớn việc kinh doanh diễn ra tại các nhà hàng hoặc bạn thường phải lái xe dến văn phòng khách hàng, nhớ là những khoản này phải đuợc khấu trừ. Nếu bạn tiếp đãi khách hàng nhằm tìm kiếm cơ hội kinh doanh, bạn cũng có thể khấu trừ một phần chi phí tiếp khách. Bạn phải ghi chép lại các chi phí tiếp khách để được phép khấu trừ. Bạn được phép khấu trừ 37.5 xu cho mỗi dặm di chuyển vào năm 2004. Số liệu này thường thay đổi hàng năm, vì thế mỗi đầu năm nên kiểm tra lại với kế toán.
Chú trọng về mặt tài chính
36. So sánh tín dụng. Nếu bạn có khuynh hướng không trả hết nợ trên thẻ tín dụng vào cuối mỗi tháng, hãy tìm thẻ nào có lãi suất thấp. Nếu bạn trả hết nợ, quan trọng là tránh phí hàng năm và tìm khoản thời gian thanh toán dài hơn. Scott nói rằng “Thường thì các nhà phát hành thẻ tín dụng miễn phí hàng năm hoặc giảm lãi suất nếu bạn có yêu cầu. Hãy nói với nhà phát hành thẻ là bạn có mối quan hệ với một số công ty khác với lãi suất hoặc phí hàng năm tốt hơn và yêu cầu họ nên giảm bớt cho bạn.”
37. Tránh rút tiền mặt. Scott cũng khuyên “Các công ty thẻ tín dụng thường tính phí rút tiền đến mức 2% và lãi cộng dồn ngay lập tức.”
38. Gửi tiền sớm vào ngân hàng. Gửi tiền sớm theo qui định trong ngày để được ghi có (và được tính lãi) ngay ngày đó.
39. Séc. Đặt in sổ séc của bạn sẽ rẽ hơn là lấy từ ngân hàng.
40. Hình thành liên minh mua hàng. Liên kết với một doanh nghiệp khác hoặc gia nhập hiệp hội kinh doanh dể hyưởng giảm giá trên số lương mua hàng lớn.
41. Tự lấy hàng. Nếu bạn ở gần nhà cung cấp, hãy tự đến lấy hàng hoặc nhờ bạn bè người thân đến lấy. Thí dụ, chồng của Steinman đi du lịch đến khu Northeast. “Anh ấy thường cho tôi biết trước khi nào anh ấy ở gần các nhà cung cấp. Anh ấy hay đi đến chổ gần với các nhà cung cấp dầu ô liu và anh ấy có thể lấy vài trăm ký dầu trên đường về. Điều này giúp tôi tiết kiệm được khoảng 75 đô la phí vận chuyển.” Lưu ý: Tự nhận hàng chỉ khi nào thật sự tiết kiệm. Nếu điều này cản trở các hoạt động sinh lợi khác, thật ra bạn lại chẳng phải đang tiết kiệm tiền.

42. Hạn chế cho nợ. Collins nói, nếu bạn phải gia hạn cho nợ, phải kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng kỷ lưỡng. Với những khách hàng ít tin cậy, Collins khuyên nên chọn các cách sau: lấy tiền trước, giao hàng từng phần, yêu cầu thư bảo lãnh tín dụng, bảo lãnh cá nhân và thế chấp tài sản; mua bảo hiểm tín dụng; hoặc cân nhắc dịch vụ factoring (xem thêm bên dưới).
Chính sách chuyên nghiệp
43. Thao khảo tư vấn. Tuỳ theo mối quan hệ làm việc thường xuyên, bạn thường dễ dàng đàm phán giá với các nhà cung cấp dịch vụ. Yêu cầu đại lý bảo hiểm, kế toán hoặc luật sư cách bạn có thể cắt giảm chi phí. Bạn sẽ có thể rất ngạcnhiên với những đề nghị cắt giảm phí bảo hiểm, giảm giờ tính công hoặc tránh những khoản tiền trả trước. Bạn cũng có thể trao đổi dịch vụ cho nhau.
44. Rõ ràng về mặt pháp lý. Khi thuê luật sư, chắc chắn rằng bạn phải có thỏa thuận bằng văn bản. Phải có điều khoản về thời gian thuê dự tính và chỉ rõ phí phải trả đã bao gồm những mục nào – kể cả đánh máy và photocopy – và không bao gồm những gì.
45. Học thêm điều mới. Thí dụ, thay vì thuê tư vấn viết thông cáo báo chí, thuê họ khoảng cỡ một giờ dạy bạn cách tự viết.
46. Chấp hành pháp luật. Crouch tác giả các cuốn sách về thuế khuyên “Tránh xa kiện tụng là một nhân tố chính để kinh doanh thành công. Thậm chí nhờ bên thứ ba hoà giải cũng khá tốn kém.” Cách tốt nhất là: cố gắng giải quyết tất cả các vấn đề trước khi dẩn đến thời điểm phải nhờ đến luật sư. “Đừng bỏ qua bất kỳ khiếu nại nào qua điện thoại hoặc bằng văn bản.”
Mua sắm thông minh
47. Tiết kiệm ngân sách bằng các thoả thuận trao đổi. Trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ lẫn nhau là một cách tốt giảm bớt chi tiêu tiền mặt và giải phóng bớt các tồn kho. Nếu bạn ngại đàm phán trực tiếp với các doanh nghiệp khác, hãy thuê tư vấn dịch vụ trao đổi (có trong Trang Vàng mục Trao đổi hàng hóa và dịch vụ), hoặc tham gia một câu lạc bộ trao đổi hàng hóa và dịch vụ.
48. Các khoản thanh toán. Scott khuyên nên yêu cầu các nhà cung cấp giảm giá nếu bạn thanh toán sớm. Nếu không được, bạn hãy tùy ý thanh toán – kể cả các khoản điện nước, thuế – ở thời hạn trể nhất có thể mà không bị phạt. “Càng giữ tiền lâu, bạn càng kiếm thêm được nhiều hơn.”
49. Tham gia hiệp hội. Nhiều hiệp hội kinh doanh với phí phải chăng nhưng cho phép được giảm giá trên nhiều thứ từ bảo hiểm, du lịch, thuê xe đến điện thoại đường dài, toa thuốc và thậm chí phí học đánh gôn.
50. Có ít nhất ba chào giá. Thậm chí mua sắm bình thường cũng nên dọ giá xung quanh. Nếu bạn có được giá chào cạnh tranh thấp hơn, cácc nhà cung cấp sẽ cũng thường giảm giá theo để thắng hợp đồng